DeskRH : la solution innovante et sécurisée pour gérer et archiver vos données RH en toute confiance

DeskRH s’impose comme une solution innovante et sécurisée pour la gestion des ressources humaines et l’archivage sécurisé des données RH, combinant digitalisation RH, conformité RGPD et sécurité des données. Cette plateforme offre une centralisation efficace de la gestion documentaire, une protection optimale des informations sensibles, et une optimisation des processus administratifs. Voici les principaux aspects qui définissent DeskRH :

• Centralisation des documents RH avec une accessibilité simplifiée 24/7.
• Protection renforcée des données personnelles assurant la conformité légale et la sécurité des données.
• Automatisation des flux documentaires et distribution fiable des bulletins de paie.
• Réduction notable des charges administratives grâce à la digitalisation RH.
• Archivage probant garantissant intégrité et traçabilité sur le long terme.

Explorons en détail les fonctionnalités et bénéfices qui font de DeskRH un choix privilégié pour les entreprises souhaitant gérer efficacement leurs données RH en toute confiance.

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DeskRH, pilier de la gestion documentaire sécurisée des ressources humaines

DeskRH est une solution complète qui dépasse les traditionnels logiciels RH. Conçue pour centraliser et sécuriser la chaîne documentaire des ressources humaines, elle intègre un coffre-fort numérique certifié, développé par le groupe Silae, garantissant l’immutabilité des fichiers. Cette plateforme répond parfaitement aux exigences légales, notamment en matière de conformité RGPD, participant ainsi à la protection des informations critiques dans vos processus RH.

La structure de DeskRH s’appuie sur trois modules complémentaires :

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• Deskrh silae, dédié à l’employeur pour l’archivage probant avec une conservation légale d’au moins 10 ans.
• eDocPerso, un coffre-fort personnel accessible gratuitement aux salariés à vie, assurant la sécurité et la pérennité de leurs documents RH pour 50 ans.
• edocconnect, qui permet aux gestionnaires de paramétrer les règles d’envoi et de gérer avec précision les flux documentaires.

Ces modules interconnectés garantissent une traçabilité complète des opérations, renforçant ainsi la sécurité informatique et la confiance entre employeurs et salariés. Dans une PME de 250 collaborateurs, DeskRH a réduit de 40 % le temps consacré à la gestion manuelle des bulletins de paie en un an, tout en assurant une diffusion fiable et sécurisée.

Les bénéfices concrets de DeskRH pour les équipes RH

Les services RH gagnent un temps considérable grâce à l’automatisation des tâches telles que le publipostage et la distribution des documents. Le contrôle des droits d’accès, réalisé via edocconnect, diminue les erreurs humaines en limitant l’accès aux documents sensibles uniquement aux personnes autorisées.

Une entreprise de taille moyenne utilisant DeskRH a constaté une réduction de 35 % des incidents liés à la conformité légale en moins d’un an, avec un impact direct sur la sécurité des données et la confiance des collaborateurs. Cela permet aux équipes RH de se focaliser sur des missions stratégiques, améliorant ainsi la gestion globale des ressources humaines.

Faciliter la mise en œuvre et la gestion quotidienne avec DeskRH

La première étape d’intégration de DeskRH s’effectue via une connexion sécurisée sur le portail officiel ou un sous-domaine personnalisé. L’authentification, pouvant s’appuyer sur un système SSO Microsoft, assure une sécurité renforcée des sessions.

Chaque utilisateur dispose d’un espace personnel, Deskrh mon compte, qui centralise documents, droits d’accès et historique d’utilisation. Une définition correcte des profils dès le départ maximise la sécurité et minimise les erreurs.

Pour faciliter le déploiement, la création d’un guide interne clair, avec captures d’écran et procédures détaillées pour la connexion et la gestion des mots de passe, s’avère très efficace. Cette démarche permet de réduire de 30 % les demandes au support interne, rendant l’adoption plus fluide.

Fonctionnalités clés qui boostent la performance RH

DeskRH s’appuie sur des fonctionnalités taillées pour répondre aux besoins précis des RH :

• Distribution automatisée des bulletins de paie avec un suivi complet des envois.
• Archivage probant grâce à un horodatage sécurisé empêchant toute modification non autorisée.
• Signature électronique intégrée conforme à la norme eIDAS, facilitant la validation rapide des contrats et avenants.
• Gestion des refus de dématérialisation permettant des alternatives papier tout en conservant un archivage numérique sûr côté employeur.
• Recherche multicritère rapide pour retrouver n’importe quel document en quelques secondes.

Dans un cas concret, une entreprise industrielle regroupant 400 salariés a divisé par trois son temps dédié à la gestion documentaire au bout d’une année avec DeskRH, démontrant ainsi l’impact significatif sur l’optimisation des processus RH.

Organiser et paramétrer DeskRH pour une efficacité optimale en gestion documentaire

Une organisation rigoureuse de la structure documentaire est essentielle pour exploiter pleinement DeskRH. La classification par type de document, période de paie, et entité juridique, associée à des dossiers spécifiques pour les documents signés électroniquement, garantit une traçabilité et une accessibilité maximales.

Le paramétrage des envois via edocconnect relie efficacement les identifiants DeskRH aux dossiers paie Silae. Cette flexibilité dans la fréquence d’envoi limite considérablement les erreurs et assure une continuité parfaite.

En cas de refus de dématérialisation par un salarié, l’entreprise peut poursuivre la remise papier sans compromettre la conservation numérique, assurant ainsi une conformité totale avec les exigences légales. Un protocole interne d’accompagnement pour ces situations est recommandé afin d’assurer l’harmonisation des pratiques.

Tableau récapitulatif des modules DeskRH et leurs fonctionnalités

Module	Utilisateur cible	Fonction principale	Durée d’archivage
Deskrh silae	Employeur	Archivage probant, validation et sécurisation des flux documentaires	Minimum 10 ans
eDocPerso	Salarié	Coffre-fort personnel gratuit, accessible à vie	50 ans
edocconnect	Gestionnaire paie	Paramétrage des règles et droits d’envoi des documents	Variable selon paramétrage

DeskRH, un investissement rentable pour la modernisation RH

Le coût d’implémentation de DeskRH démarre autour de 450 euros, modulable selon les options ajoutées, notamment pour la signature électronique. Pour une PME de 150 salariés, le temps de gestion documentaire a ainsi été réduit de 60 %, offrant une nette amélioration de la productivité.

Avec DeskRH, la protection des informations sensibles est renforcée, ce qui s’inscrit parfaitement dans une démarche conformité et sécurisation des données. Nous vous recommandons d’approfondir vos connaissances sur les bonnes pratiques en matière de protection de données sensibles via des ressources dédiées, comme celles disponibles sur ce site spécialisé, ou encore sur la conformité des bases de données au regard du cadre juridique en vigueur, accessible ici : compliance juridique des bases de données.

Cette solution contribue à un environnement de travail plus sûr et efficace, répondant parfaitement aux défis contemporains de la digitalisation RH et à la gestion documentaire des ressources humaines.